Doc. Ing. Arnošt Katolický, CSc

AKADEMIE MANAGEMENTU AKA-KONZULT

HOME

KONTAKT

Poradenství, vzdělávání a zpravodajství

SOUDNÍ ZNALEC

A K A - M O N I T O R


ČASOPISY
 

 

MAPA

 
aaa

K N I H Y - R E C E N Z E

 

ŠABLONY
v programech Microsoft Office

Marie Franců
 


 

       Patříte k uživatelům počítačů, kteří téměř denně pracují s některým z programů ze softwarového balíku Microsoft Office? Vyskytují se ve Vaší práci opakované úlohy? Stěžujete si na to, že při práci ve Wordu, Excelu, PowerPoint nebo Outlook musíte příliš často opakovat tytéž úkony?
       Udělali jste si dost času na to, abyste své nástroje lépe poznali? Pokud ano, mohli jste si všimnout, že zmíněné programy obsahují celou řadu souborů, označovaných jako „šablony“. Současně jste se mohli dozvědět, že si tyto soubory-šablony můžete libovolně modifikovat podle vlastních potřeb, nebo si vytvářet šablony zcela nové.  
Šablona totiž představuje vzorový dokument, na jehož základě můžete v programech Microsoft Office snadno generovat množství obdobných exemplářů, které budou mít určitý obsah a vlastnosti společné, při čemž v konkrétních detailech se budou lišit. S jejich pomocí si můžete ušetřit mnoho starostí s formátováním každého jednotlivého dokumentu, a můžete dát svým dokumentům jednotný reprezentativní vzhled.
      Možnosti šablon jsou široké a postupy nejsou tak náročné, jak se často na první pohled zdá. V knize Marie Franců se dozvíte srozumitelným jazykem a na četných příkladech ,jak si můžete prácí s dokumenty usnadnit, zautomatizovat a zpřehlednit právě pomocí šablon.  Autorka má bohaté zkušeností v oblasti využití nástrojů MS Office, které prezentovala v několika úspěšných knižných publikacích i v řadě odborných časopisů.
      V knize se dozvíte jak si vytvořit vlastní šablonu a jak ji správně uložit, na co si dát při tvorbě šablon obzvláště pozor, dozvíte se řadu triků pro práci s nimi.
Dovíte se jak používat již připravené šablony, které si nainstalujete přímo s programy Microsoft Office nebo které si stáhnete z Internetu .
      S touto příručkou se například naučíte vytvářet a s výhodou používat:
- ve Wordu: šablony nejrůznějších textových dokumentů a formulářů (např. žádostí),
- v Excelu: šablony založené na tabulkách či grafech (např. ekonomické a účetní
      dokumenty jako faktury, kalkulace, výkazy činnosti, apod.)
- v PowerPoint: vlastní prezentace, pohlednice, diplomy či přání, a možná budete při probírání šablon překvapeni,
-  a určitě Vás překvapí, co všechno lze vytvářet při práci s el. poštou v Outlooku.

      Autorka vkládá do textu výřezy z obrazovek Microsoft Office XP (Word 2002, Excel 2002, PowerPoint 2002 a Outlook 2002). Uvedené postupy jsou až na malé výjimky platné nejen ve starších verzích, ale i ve verzi Microsoft Office 2003.
      Kniha Marie Franců je členěna velmi přehledně a to podle hlavních čtyř programů: W, E, PPT, OUT. Je doplněna CD-čkem s velmi bohatým obsahem. Najdete na něm šablony formulářů pro jednání s úřady (např. daňová přiznání, stavební řízení, sociální dávky), podnikání a firemní administrativu (faktura, dodací list, rozvaha, dohoda o provedení práce, výpověď, vyúčtování pracovní cesty, otevírací doba), přáníčka, design prezentací a mnoho dalších.
      Pozorný čtenář se zájmem o plnější využití možností MS Office jistě ocení nejen základy a principy práce s šablonami, ale i pojednání o možnostech a postupech náročnějších.
Sem můžeme zařadit:
- odlišnosti v principech práce se šablonami v jednotlivých programech MS Office
- formulář jako šablona ve Wordu, vytvoření on-line formuláře
- globální šablony a kopírování položek mezi šablonami
- výchozí šablona, rozdíl šablony a předlohy
- zásady práce se šablonami pro dokumenty obsahující makra
- šablony v podmínkách formátování
- šablony a ověřování dat
- zamykání buněk v šablonách
- vlastní panel nástrojů a šablony
- šablony návrhu a šablony obsahu
- nabídky šablon ke stažení na internetu
- přidání šablony do průvodce pro tvorbu prezentace
- zvláštnosti práce s šablonami v Outlook
      Po přečtení této recenze si možná postavíte otázku: v čem je problém? Proč nejsou šablony využívány více?
K hlavním důvodům bezesporu patří:
- malá informovanost o celé řadě nástrojů racionalizace kancelářské práce, přímo zahrnutých v programech z balíku MS Office
- zvyklosti a neochota měnit systém práce
- ochota investovat čas do racionalizace práce
- paradoxně i nedostatek času v důsledku vysoké pracnosti tvorby dokumentů.
       Kniha M. Franců představuje poměrně útlou příručku s velmi bohatým a pro praxi nesporně cenným obsahem. Během studia knihy – nejlépe s puštěnými programy balíku MS Office – Vás autorka nejen názorně přesvědčí o výhodách práce se šablonami - ale co je hlavní  - naučí Vás šetřit svůj drahocenný čas s zvýšit kvalitu vlastní práce. A to určitě stojí zato! Proto Vám knihu doporučuji. Za překvapivě nízkou cenu získáte překvapivě vysokou kvalitu.


Doc. Ing. Arnošt Katolický, CSc.
Doc.aka@akamonitor.cz

1. října 2004.
 


Odkaz na "INTERNET pro ekonomy"

www.akamonitor.cz/iproek/
 

 

Seriál článků na téma management znalostí

 

 

 

   Webmaster: doc.aka@akamonitor.cz - KONTAKT - 377471758, 728-218877