|
Patříte k uživatelům počítačů, kteří téměř
denně pracují s některým z programů ze softwarového
balíku Microsoft Office? Vyskytují se ve Vaší
práci opakované úlohy? Stěžujete si na to, že při
práci ve Wordu, Excelu, PowerPoint nebo Outlook musíte
příliš často opakovat tytéž úkony?
Udělali jste si dost času na to, abyste své
nástroje lépe poznali? Pokud ano, mohli jste si
všimnout, že zmíněné programy obsahují celou řadu
souborů, označovaných jako „šablony“. Současně jste se
mohli dozvědět, že si tyto soubory-šablony můžete
libovolně modifikovat podle vlastních potřeb, nebo si
vytvářet šablony zcela nové.
Šablona totiž představuje vzorový dokument, na
jehož základě můžete v programech Microsoft Office
snadno generovat množství obdobných exemplářů, které
budou mít určitý obsah a vlastnosti společné,
při čemž v konkrétních detailech se budou lišit.
S jejich pomocí si můžete ušetřit mnoho starostí
s formátováním každého jednotlivého dokumentu, a
můžete dát svým dokumentům jednotný reprezentativní
vzhled.
Možnosti šablon jsou široké a postupy nejsou
tak náročné, jak se často na první pohled zdá. V knize
Marie Franců se dozvíte srozumitelným jazykem a na
četných příkladech ,jak si můžete prácí
s dokumenty usnadnit, zautomatizovat a zpřehlednit
právě pomocí šablon. Autorka má bohaté zkušeností
v oblasti využití nástrojů MS Office, které
prezentovala v několika úspěšných knižných publikacích
i v řadě odborných časopisů.
V knize se dozvíte jak si vytvořit
vlastní šablonu a jak ji správně uložit, na co si dát
při tvorbě šablon obzvláště pozor, dozvíte se řadu
triků pro práci s nimi.
Dovíte se jak používat již připravené šablony, které
si nainstalujete přímo s programy Microsoft Office
nebo které si stáhnete z Internetu .
S touto příručkou se
například naučíte vytvářet a s výhodou používat:
- ve Wordu: šablony nejrůznějších textových
dokumentů a formulářů (např. žádostí),
- v Excelu: šablony založené na tabulkách či
grafech (např. ekonomické a účetní
dokumenty jako faktury, kalkulace, výkazy
činnosti, apod.)
- v PowerPoint: vlastní prezentace, pohlednice,
diplomy či přání, a možná budete při probírání šablon
překvapeni,
- a určitě Vás překvapí, co všechno lze vytvářet
při práci s el. poštou v Outlooku.
Autorka vkládá do textu výřezy z obrazovek
Microsoft Office XP (Word 2002, Excel 2002,
PowerPoint 2002 a Outlook 2002). Uvedené postupy jsou
až na malé výjimky platné nejen ve starších verzích,
ale i ve verzi Microsoft Office 2003.
Kniha Marie Franců je členěna velmi přehledně
a to podle hlavních čtyř programů: W, E, PPT, OUT. Je
doplněna CD-čkem s velmi bohatým obsahem.
Najdete na něm šablony formulářů pro jednání s úřady
(např. daňová přiznání, stavební řízení, sociální
dávky), podnikání a firemní administrativu (faktura,
dodací list, rozvaha, dohoda o provedení práce,
výpověď, vyúčtování pracovní cesty, otevírací doba),
přáníčka, design prezentací a mnoho dalších.
Pozorný čtenář se zájmem o plnější využití
možností MS Office jistě ocení nejen základy a
principy práce s šablonami, ale i pojednání o
možnostech a postupech náročnějších.
Sem můžeme zařadit:
- odlišnosti v principech práce se šablonami
v jednotlivých programech MS Office
- formulář jako šablona ve Wordu, vytvoření on-line
formuláře
- globální šablony a kopírování položek mezi šablonami
- výchozí šablona, rozdíl šablony a předlohy
- zásady práce se šablonami pro dokumenty obsahující
makra
- šablony v podmínkách formátování
- šablony a ověřování dat
- zamykání buněk v šablonách
- vlastní panel nástrojů a šablony
- šablony návrhu a šablony obsahu
- nabídky šablon ke stažení na internetu
- přidání šablony do průvodce pro tvorbu prezentace
- zvláštnosti práce s šablonami v Outlook
Po přečtení této recenze si možná postavíte
otázku: v čem je problém? Proč nejsou šablony
využívány více?
K hlavním důvodům bezesporu patří:
- malá informovanost o celé řadě nástrojů
racionalizace kancelářské práce, přímo zahrnutých
v programech z balíku MS Office
- zvyklosti a neochota měnit systém práce
- ochota investovat čas do racionalizace práce
- paradoxně i nedostatek času v důsledku vysoké
pracnosti tvorby dokumentů.
Kniha M. Franců
představuje poměrně útlou příručku s velmi bohatým a
pro praxi nesporně cenným obsahem. Během studia knihy
– nejlépe s puštěnými programy balíku MS Office – Vás
autorka nejen názorně přesvědčí o výhodách práce se
šablonami - ale co je hlavní - naučí Vás šetřit
svůj drahocenný čas s zvýšit kvalitu vlastní práce. A
to určitě stojí zato! Proto Vám knihu doporučuji.
Za překvapivě nízkou cenu získáte překvapivě vysokou
kvalitu.
Doc. Ing. Arnošt Katolický,
CSc.
Doc.aka@akamonitor.cz
1. října 2004.
|
